Notarius Publicus

This information is also available in English.

Länsstyrelsen utser notarius publicus som är en person som har i uppdrag att hjälpa allmänheten med att kontrollera och intyga sanningen i olika uppgifter. Vi kan hjälpa dig bl.a. med att bestyrka namnunderskrifter, att bekräfta att någon är behörig att utföra vissa åtgärder (t ex firmatecknare eller att någon har kompetens eller tjänsteställning att företräda någon), kontrollera lotteridragningar, närvara som vittne i vissa fall (t ex vid anbudsförfaranden), utfärda apostille m.m.

Notarius publicus är behörig att arbeta även utanför sitt område vilket innebär att vi vid behov kan hjälpa dig som är bosatt utanför Kalmar län också.

Inför ditt besök hos notarius publicus

• Notera att notarius publicus inte kan hjälpa dig med att översätta handlingar. Auktoriserade översättare hittar du på Kammarkollegiets hemsida.  
• Tänk på att ha med dig giltig svensk legitimationshandling eller internationellt pass som styrker din identitet.
• Vid bestyrkande av fotokopior – ta alltid med den originalhandling vilken ska kopieras. Vi tar kopior och utfärdar intyg samt stämplar.
• Vid bestyrkande av namnteckning – bestyrkande av namnteckning innebär att vi bevittnar din underskrift. Du måste därför infinna dig personligen och skriva under din handling.
• Vid bestyrkande av vissa fullmakter och levnadsintyg – en del handlingar innehåller personuppgifter om fullmaktsgivaren som notarius publicus ska bestyrka. Utöver legitimation måste du i sådana fall ta med dig ett underlag som visar att dessa uppgifter är korrekta, vanligen ett personbevis från skatteverket.
• Vid bestyrkande av en firmateckning – krävs registerutdrag från Bolagsverket som visar vem eller vilka som tecknar företaget. Registreringsbeviset får inte vara äldre än tre månader.

Apostille

Enligt en internationell överenskommelse kan en apostille utfärdas på handlingar som ska uppvisas i ett annat konventionsland (gäller endast för länder som anslutit sig till Haag konventionen om slopande av kravet på legalisering). När en handling fått en apostille-stämpel, krävs normalt inget ytterligare godkännande från UD eller utländsk ambassad. I Sverige är det endast notarius publicus som får utfärda apostille.
Att ett dokument förses med apostille innebär att notarius publicus intygar vilken myndighet som utfärdat handlingen, vem som undertecknat och i vilken egenskap samt att handlingen har myndighetens stämpel/sigill. Det är därför ett krav för utfärdande av apostille att dessa uppgifter framgår av handlingen.

Bestyrkande av fotokopior

Ta med dig den originalhandling som ska kopieras. Vi utför kopieringen på plats, utfärdar intyg och stämplar.

Bestyrkande av namnteckning

Bestyrkande av namnteckning innebär att vi bevittnar din underskrift. Du måste därför komma till vår expedition och skriva under din handling när du är här.

Ta med dig din legitimation.

Följande handlingar är godtagbara som legitimation: svenskt körkort, svenska SIS-märkta ID-kort,  svenska och utländska pass, nationellt ID-kort (EEA National ID Card) som utfärdats i något av de länder som deltar fullt ut i Schengensamarbetet där medborgarskap klart framgår.

Följande handlingar är inte godtagbara som legitimation: utländska ID kort och utländska körkort.

Bestyrkande av vissa fullmakter och levnadsintyg
En del handlingar, bl.a. spanska och franska fullmakter, innehåller personuppgifter om fullmaktsgivaren som Notarius Publicus ska bestyrka. Då måste du, förutom din legitimation, ha med dig underlag som visar att dessa uppgifter är korrekta (t.ex. personbevis från Skatteverket). Om du är osäker på vilket underlag som krävs i ditt fall, kan du kontakta oss för genomgång av handlingarna.

I levnadsintyg för vissa länder ska adress och civilstånd bestyrkas av Notarius Publicus. I så fall ska du ta med dig ett personbevis där dessa uppgifter framgår. Personbeviset får inte vara äldre än tre månader.

Firmateckningar

När Notarius Publicus ska bestyrka att någon har rätt att teckna firman måste ett registreringsbevis eller e-registreringsbevis uppvisas. Registreringsbeviset får inte vara äldre än tre månader.

Apostille enligt Haag-konventionen

Enligt en internationell överenskommelse kan apostille utfärdas på handlingar som ska uppvisas i ett annat konventionsland. När en handling försetts med apostille är den undantagen från varje form av bestyrkande, d.v.s. normalt krävs inget ytterligare  godkännande från utländsk ambassad. I Sverige är det bara Notarius Publicus som får utfärda apostille.

Följande handlingar kan förses med apostille under förutsättning att de är original som är försedda med stämpel, namnteckning och namnförtydligande:

• handlingar utfärdade av statliga svenska myndigheter (t.ex. Skatteverket, Bolagsverket, Läkemedelsverket, Socialstyrelsen)
• registerutdrag från belastningsregistret och andra polisiära handlingar 
• domstolshandlingar, t.ex. dom på äktenskapsskillnad
• betyg/intyg från universitet, högskolor, kommunala skolor (dock inte friskolor)
• handlingar undertecknade av Notarius Publicus
• översättningar gjorda av en auktoriserad översättare (Kammarkollegiet)
• vigselbevis/vigselattester från borgerliga vigselförrättare (dock inte handlingar från frireligiösa eller utländska trossamfund)
• Dokument/handlingar från Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen
• Dokument/handlingar från Riks- och Landsarkivet
• Dokument/handlingar som inte är utfärdade i Sverige och som har bestyrkts av respektive lands ambassad/konsulat i Sverige
• Namnunderskrift från läkare, legitimerad apotekare, legitimerad veterinär, barnmorska och andra av Socialstyrelsen eller jordbruksverket legitimerade yrken
• Svenska dokument/handlingar undertecknade av Notarius Publicus
• Svenska dokument/handlingar (faktura, momsredovisning, ursprungscertifikat, registrering av varumärke och andra import- och exportdokument) undertecknade av Svenska Handelskammaren
• Översättningar gjorda av en auktoriserad translator utsedd av Kammarkollegiet.

Vilka dokument behöver notarisering först innan de apostilleras?

Vanligtvis måste följande dokument notariseras:

• Kopior som saknar namnunderskrift i original
• Handlingar utfärdade av privatpersoner
• Fullmakter
• Betyg/handlingar från friskolor
• Fakturor, momsredovisning, ursprungscertifikat, registrering av varumärke och andra import- och exportdokument (dessa kan även bestyrkas av Handelskammaren)
• Handlingar från banker, advokater, privata företag
• Handlingar från landstingsarkiv och kommunala arkiv
• Vigselbevis från icke borgerliga vigselförrättare (Svenska kyrkan, utländska trossamfund i Sverige)
• Handlingar som är översatta av en översättare som inte är auktoriserad av Kammarkollegiet.